Nieuw werkproces levert tijdswinst op in vergunningstraject.
Vanaf 1 januari 2024 heeft iedere gemeente te maken met de Omgevingswet.
In het kader hiervan werkten Mecus Planontwikkeling en de gemeente Lingewaard
onlangs aan twee pilotprojecten. Annelies van Kampen (planjurist gemeente Lingewaard),
Ellen ter Horst (procesbegeleider intake- en omgevingstafel gemeente Lingewaard)
en Michel van Wijk (Mecus) vertellen hoe dat verliep.
De pilotprojecten waar het om gaat zijn de herontwikkeling van de Dorpstraat in Gendt en de Dorpsstraat in Bemmel. In het kader van de Omgevingswet hebben Mecus en de gemeente Lingewaard deze projecten aangevlogen volgens deze nieuwe wet- en regelgeving. Hierbij heeft de gemeente Lingewaard een zogenoemde intaketafel en een werkatelier ingevoerd om het vergunningstraject goed voor te bereiden en te versnellen.
Planjurist Annelies vervult tijdens deze projecten de rol van casemanager en begeleidt de initiatieven bij de intaketafel en naar het werkatelier. Procesbegeleider Ellen waarborgt de implementatie van dit proces, van het initiatief tot aan een conceptaanvraag omgevingsvergunning. Ze houdt zicht op de werkprocessen, en of deze worden geïmplementeerd zoals bedoeld.
Kansrijk of kansarm
Als er bij de gemeente Lingewaard een initiatief binnenkomt, wordt allereerst aan de intaketafel in kaart gebracht of een project kansrijk of kansarm is. De initiatiefnemer schuift nog niet aan bij deze intaketafel. Michel: “Mijn eerste gedachte als initiatiefnemer was: ‘Kunnen we niet gewoon meteen met elkaar aan tafel?’ Maar als ik nu terugkijk denk ik dat deze eerste beoordeling goed is. Zodat de gemeente intern de rust heeft om een project objectief te analyseren.”
Ellen vult aan: “Dat is ook precies de reden dat de gemeente Lingewaard hiervoor heeft gekozen. Die rust en veiligheid, dat je alles tegen elkaar kunt uitspreken. Voor de initiatiefnemer gaat het vaak om een belangrijk project. Denk aan een particulier die zijn huis wil uitbreiden of aanpassen, maar ook vastgoedontwikkelaars. De gemeente Lingewaard krijgt veel initiatieven binnen.”
“De gemeente kan in alle rust het initiatief analyseren en beoordelen op kansrijkheid”
Intaketafels
De eerste intaketafel is dus gericht op het beoordelen van de kansrijkheid van een project. Annelies: “Aan deze tafel zitten standaard een aantal mensen, waaronder een strategisch adviseur die goed op de hoogte is van wat er speelt binnen de gemeente. Deze adviseur kan inschatten waar de echte kansen liggen en waar potentiële uitdagingen liggen. De adviezen van deze adviseurs zijn cruciaal, omdat zij weten welke projecten politiek en maatschappelijk haalbaar zijn. Als een project als kansrijk wordt beoordeeld, gaat het door naar de tweede intaketafel, eventueel met aanvullende informatie die nodig is voor verdere detaillering en beoordeling.”
Goed onderbouwen
Hierbij komt voor de gemeente een grote verantwoordelijkheid kijken. Ellen: “De gemeente heeft de taak dat als iets niet kan, heel goed te onderbouwen waarom niet. Je hebt namelijk soms echt te maken met iemands droom, het is zaak om hier heel zorgvuldig mee om te gaan.”
Annelies gaat verder: “We maken daarbij een integrale afweging. Hierin nemen we alle belangen mee. Soms is een project kansrijk vanuit zeven disciplines, maar vanuit drie andere aspecten minder. Hoe gaan we dan verder? Dat zijn zaken die we tijdens de intaketafel bespreken. Dit nieuwe werkproces zorgt ervoor dat je directer met initiatiefnemers samenwerkt. Op die manier verloopt de communicatie ook directer en daardoor automatisch soepeler.”
Michel beaamt dit: “Als initiatiefnemer vind ik het belangrijk dat de gemeente perspectief biedt. Als ik voor de zomer hoor dat ik met een bepaald project pas in september aan de beurt ben, baal ik hier in eerste instantie van. Ik weet echter wel waar ik aan toe ben. Dan heb ik ook een verhaal naar een eventuele opdrachtgever en andere betrokkenen.”
“Dankzij dit nieuwe werkproces weet ik in iedere fase beter waar ik aan toe ben dan voorheen”
Tijdswinst
Dat is ook de precies de bedoeling van de integrale afweging van de gemeente Lingewaard. Michel: “Het duurt door de intaketafel dan wel langer tot je om tafel kunt met de gemeente, maar verderop in het proces levert dit tijdswinst op. Tijdens de pilotprojecten ging dit vloeiend en snel. Veel sneller dan voorheen. Toen ontbrak het integrale advies. Dan bleven we bijvoorbeeld steken op een parkeerprobleem. Dan losten we dit op met een parkeeronderzoek, maar diende vervolgens de volgende uitdaging zich aan. Met deze nieuwe aanpak krijg ik een compleet beeld van mogelijke uitdagingen, zodat ik ook de mogelijke kosten beter in kaart heb.”
Annelies: “Door deze integrale afweging nemen we als gemeente aan de voorkant een standpunt in over de verschillende aspecten, dat kost tijd. Dit is echter een investering die zich later terugbetaalt, aangezien het ons in het vergunningstraject tijd bespaart. We voorkomen ook dat initiatiefnemers kosten maken voordat ze weten of een project kansrijk is.”
“Deze nieuwe werkwijze levert in het vergunningstraject enorme tijdswinst op”
Werkateliers
Als de gemeente het plan kansrijk acht, gaan alle betrokken partijen tijdens de werkateliers met elkaar om tafel om meer inhoud te geven aan het project. Michel: “Deze sessies waren interactief en een groot succes. We waren het erover eens dat het kansrijke projecten waren, maar de vraag is dan: ‘Hoe gaan we deze kansen ook verzilveren?’ Doordat we met elkaar aan tafel zaten, hadden we over en weer de mogelijkheid om door te vragen. Bijvoorbeeld als de gemeente ‘de gevel te projectmatig vindt’ of het heeft over ‘een kwalitatieve inrichting van de tuin’. Dit zijn geen concrete eisen, en tijdens deze sessies vragen we hier direct op door. Aanpassingen die hieruit voortkomen, implementeren we zo mogelijk meteen. Hierdoor ziet de gemeente ook direct wat de mogelijke uitkomsten zijn. Zo voorkomen we dat we telkens nieuwe plannen moeten indienen omdat er op detailniveau iets wordt aangepast.”
Succesvol en leerzaam
Annelies, Ellen en Michel kijken positief terug op de pilotprojecten. Annelies: “Als gemeente is dit werkproces overzichtelijker en completer. Hierdoor zijn alle aanvragen behapbaarder, en kunnen we de verwachtingen naar initiatiefnemers veel beter managen.”
Michel sluit hierbij aan: “Het is een soepeler en sneller proces. We hebben nu binnen twee à drie maanden duidelijkheid over onze verzoeken, inclusief integraal overleg in het werkatelier. Terwijl we het plan voorheen per discipline moesten aanpassen en opnieuw laten beoordelen, waardoor het zo twee tot drie keer langer duurde. Dit geeft vertrouwen voor toekomstige projecten.”
